대학기록관의 설립과 운영 현황 연구

Abstract

1999년 「공공기관의기록물관리에관한법률」 공포로 기록관리에 대한 관심이 높아지고 있는 가운데 2007년 1월에는 기록정보의 공개·열람 확대를 통한 국민의 알권리를 증진하기 위하여 「공공기관의기록물관리에관한법률」을 「공공기록물관리에관한법률」로 개정하였다. 대학에서도 역사가 오래된 대학을 중심으로 교사편찬과정에서 자료 발굴의 어려움을 느끼며 체계적인 교사자료 수집에 대한 필요성을 인식하였다. 이러한 필요성이 제도적인 요구와 맞물리면서 국·공립대학을 비롯한 사립대학들이 기록관을 설립하기 시작하였다. 이와 함께 2005년에는 ‘한국대학기록관협의회’를 구성하였고 국·공립대학과 사립대학은 기록관의 설립 및 운영에 대한 공통된 관심사와 협력을 논의였다. 대학의 기록관리는 내적으로 한 대학의 기록을 관리한다는 중요성과 함께 외적으로는 대학이 속한 사회의 일면을 보여준다는 점에서 또 다른 중요성을 가진다. 또한 대학기록관은 대학의 연구·교육·행정 활동과정에서 생산되는 역사자료 및 학술연구물, 행정기록을 조직적으로 선별하여 수집·관리·보존함으로써 대학의 건학이념과 특성을 확립하는 기능을 수행한다. 대학기록관 기능의 중요성에도 불구하고 우리나라 대학기록관은 그 설립뿐만 아니라 운영에 있어서도 아직 기초단계에 있다. 기록관이 설립된지 6~10년이 지났음에도 불구하고 표준적인 대학기록물관리 체제를 구축하지 못하고 있는 실정이다. 이 연구에서는 이들 대학기록관의 설립과정과 운영현황을 분석하였고 결과는 다음과 같다. 첫째, 대학기록관의 규정과 관련하여 보면 국·공립대와 사립대 모두 대학기록관 규정에서 준영구 이상의 행정기록 관리와 학교사 자료 관리 업무를 해야 한다고 하였지만, 실제로는 행정기록 관리를 정기적으로 하지 못하고 있는 실정이다. 둘째, 공간과 관련해 보면, 각 대학기록관은 보존공간이 부족하여 기록 이관, 수집, 분류, 정리 업무를 제대로 수행하지 못하고 있다. 셋째, 인력과 관련해 보면, 각 대학 모두 기록관을 운영하는데 정규직 인력은 1명만 채용하고 대부분 아르바이트와 계약직 직원으로 부족한 인력을 채우고 있다. 기록관리를 담당하는 인력이 수시로 바뀌기 때문에 업무의 전문성을 훼손시키고 기록관 업무의 연속성을 보장하지 못한다. 넷째, 소속과 관련해 보면, 대학기록관을 도서관이나 박물관 소속으로 운영하는 경우가 있다. 이는 행정기록 관리, 학교사 자료 수집, 전시, 열람 서비스 등 다양한 업무를 수행하는 기록관의 업무 범위를 제약한다. 도서관의 경우 행정기록을 이관 할 수 있는 행정력이 부족하며 도서관 전산시스템의 경우 서지 분류에 맞춰 운영되기 때문에 기록물 성격이 맞는 분류·정리·기술에 적합하지 않다. 박물관의 경우 학교사 자료수집이나 전시업무에 유리할 수 있지만 역시 행정기록의 이관 및 관리를 담당하기 어렵다. 다섯째, 전자기록 관리와 관련하여 살피면, 국·공립대학의 경우 향후 기록관리시스템을 도입하게 되면 기존에 운영하던 분류기준표나 분류기준표를 기반으로 운영하던 자료관시스템을 모두 폐기하고 정부기능연계모델(BRM)을 기반으로 한 기록관리시스템을 구축해야 한다. 사립대학의 경우는 그룹웨어나 행정정보시스템, 전자기록관리시스템만 구축된 상태이며 생산된 전자문서는 스토리지 안에 쌓여있다. 여섯째, 열람 서비스와 관련하여 살펴보면, 대학기록관은 열람 서비스를 제공하기 위한 시설과 공간 등이 제대로 마련되어 있지 않다. 다만 몇몇 대학기록관에서는 그동안 수집된 기록을 통해 웹 아카이빙, 디지털 사진 사료관, 개인 컬렉션 등의 컨텐츠를 웹으로 제공하고 있지만 자료제공의 범위와 양이 한정되어 있다. 이상에서 살핀 것처럼 국내 대학기록관은 운영에 많은 문제점이 있다. 이 연구에서는 대학기록관 운영을 정상화하고 표준적 대학기록관리 체계를 구축하기 위해서 다음과 같은 대안을 제시하였다. 첫째, 대학기록관은 행정기록 관리와 함께 학교사 자료 수집, 교사 전시실 운영, 학교사 편찬, 열람 서비스 등의 업무를 수행하는 것이 바람직하다. 둘째, 위의 업무와 관련하여 사무실, 작업실, 열람실, 교사전시실로 사용될 공간이 필요하다. 준영구 이상의 행정기록과 주요 보고서, 학교 간행물 등을 보존할 수 있는 문서고와 교사 전시실에서 가까운 곳에 학교사 자료를 보존할 수 있는 수장고가 필요하다. 셋째, 대학기록관의 업무를 전문적으로 수행하고 기록관리 업무의 연속성을 보장하기 위해 기록 연구사가 채용되어야 한다. 또한, 대학 연혁의 기록 및 관리, 교사전시실 운영, 대학사 자료집 발간, 대학사 편찬 등을 위해 학예 연구사가 채용되어야 한다. 넷째, 대학기록관의 소속은 총장 또는 부총장 소속의 부속기구가 바람직하다. 이는 대학내 강력한 행정력을 발휘하여 대학 내 표준적 기록관리 체계 구축에 용이하다. 다섯째. 전자기록관리와 관련하여, 대학기록관의 기록연구사는 대학의 업무기능 분석을 통해 기록물분류기준표를 만들어야 한다. 국·공립대의 경우 전자문서시스템과 기록관리시스템에 기록물분류기준표를 반영하고 사립대학의 경우는 그룹웨어와 문서관리시스템의 문서분류체계에 기록물분류기준표를 반영하여 기록물의 생산단계부터 관리해야 한다. 이후에는 영구기록물관리시스템을 구축하여 준영구 이상의 중요기록물을 장기보존 할 수 있도록 해야한다. 여섯째, 대학기록관은 이관·수집된 기록을 정리·분류하여 이용자에게 소장목록을 제공해야 한다. 이용자의 열람 요청이 있을 때 적절한 열람 서비스를 제공해야 하며, 이용자 편의를 위해 웹으로 자료를 제공할 수 있도록 체계를 갖추어야 한다.; As interests in records and archives management had increased in accordance with the enactment of 'Act on the Records and Archives Management of Public Agencies' in 1999, Some of Universities had realized the necessity of standard record management. Also, University Archives had concerned not only administrative records but also ever-increasing historical material and academic material. As a result, Private Universities as well as National and Public Universities in Korea began to establish University Archives. In 2005, Some of Universities made 'University Archives Committee' and discussed common interests about the establishment and management of University Archives. Records management in University has an importance on managing all valuable records of university and preserving the past in a internal way and also, reveals a phase of society which is affiliated with University in an external way. University Archives collect valuable manuscript in order to prove historical identity of university and keep the administrative records which have financial, legal and executive value to prepare in the future need. In spite of importance of University Archives' function, University Archives in Korea which was managed for 2 to 6 years couldn't establish the standard record management system. Therefore, this study shows researches on the actual condition of Archives management and the process of the establishment of University Archives. The followings are result of this study. First, related to the 'Act of University Archives', although private, national and public University Archives should manage both the administrative records and manuscript, they just manages and collects manuscript about historical evidence of University. Second, related to the space, University Archives couldn't transfer the semi-current records and non-current records into the storage where is equipped with preservation facility because of the shortage of room. Third, related to an employment, most University Archives employed only one archivist who should manage, classify and preserve the records. Archivist always needs to employ full- time archivist assistant to run on the Archives well and to guarantee the continuity of Archives management. Forth, related to the position of organization, some Universities runs on University Archives as a subordinate team of the library or museum. It means the University Archives couldn't do these things such as managing administrative records, collecting manuscripts, running on the University exhibition hall and providing reference service to the customer and researcher. Fifth, related to the electronic records , In case of National and Public University, If the Record Management System(RMS) is introduced by law in the immediate future, University Archives should destroy Record Retention Schedule and build Record Management System based on the Business Reference Model(BRM). As mentioned above, there are lots of issues with managing University Archives. Accordingly, this study indicates some alternative plans to make standard University Archives Management. First, It is desirable for University Archives to collect manuscripts, manage University exhibition hall, compile the history book of University and provide reference service for customers as well as managing administrative records. Second, related to the mentioned works above, University Archives need more room for an office, a storage for valuable records, an exhibition hall and a workroom. Third, Archivist should be employed to run University Archives professionally and to guarantee the continuity of Archives management. Forth, University Archives should be established as an independent organization. This position can make University Archives compel administrative departments and Research Centers to follow the standard Record Management system. Fifth, University Archives should provide reference service to customers and researchers who want to read records and also provide the valuable records and historical material on the web.